5 Fragen, die sich kleine Unternehmen stellen sollten einen IT-Dienstleister

Ausgehend von der Prämisse, dass es kleinen und mittelständischen Unternehmen oft an konkreten Kriterien fehlt, wenn sie einen IT Dienstleister Hamburg für ihren IT-Alltag beauftragen möchten, ist die folgende Liste ein praktischer „Spickzettel“, der 10 Hauptfragen beantwortet Unternehmen sollten einen potenziellen IT-Dienstleister fragen, wenn sie IT-Dienste suchen und vergleichen:

1) Welche spezifischen Hardware- und Softwareprodukte, Pakete und Angebote stellt Ihr IT-Unternehmen bereit oder verkauft es weiter, die unser Geschäft effektiver und produktiver machen würden?

Wenn Sie beispielsweise ein kleines Unternehmen sind, funktionieren bestimmte Telefonsysteme besser und sind dafür lizenziert, besser für kleine Unternehmen mit etwa 100 Mitarbeitern oder weniger zu funktionieren. Einige haben sogar Beschränkungen auf 50 Mitarbeiter oder weniger oder haben Beschränkungen, wie viele Standorte sie gleichzeitig bedienen können. Sobald Ihnen der potenzielle IT-Dienstleister die spezifischen Produkte mitgeteilt hat, die er weiterverkauft oder anbietet, führen Sie Ihre eigene Online-Recherche durch und finden Sie heraus, was das World Wide Web über die Unterschiede zwischen großen Kommunikationsunternehmen und die Eignung ihrer Produkte für bestimmte Unternehmensgrößen zu sagen hat . Einige Anbieter von Kommunikationsprodukten haben ihre Produkte ursprünglich auf große Unternehmen ausgerichtet und dringen möglicherweise erst jetzt in den Bereich der Bereitstellung von Produkten ein, die die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen erfüllen. Jedes Produkt, ob es sich um ein VoIP-Telefonsystem oder eine Datensicherungshardware handelt, hat klar festgelegte Einschränkungen für die Anzahl der Benutzer und die Unternehmensgröße, bevor weitere Upgrades oder zusätzliche Lizenzen erforderlich sind. Bevor Sie einen IT-Dienstleister beauftragen, werden Sie rechtzeitig informiert, wenn Sie „Ihre Hausaufgaben“ bezüglich der Produkte machen, die er Ihnen weiterverkaufen möchte.

2) Wird einer der von Ihnen bereitgestellten Services, Hardware und Software unsere Gesamtbetriebskosten (TCO) kurz- oder langfristig tatsächlich senken? Wenn das so ist, wie?

Beispielsweise kann die Installation eines neuen VoIP-Telefonsystems sicherlich hohe Anfangskosten verursachen, aber wenn Sie bedenken, dass das neue Internetprotokoll-Telefonsystem nach der Installation Hunderte, wenn nicht Tausende von Dollar an Ferngesprächsgebühren und zwischendurch einsparen wird -Standort-Anrufgebühren, können diese anfänglichen Kosten die langfristigen Einsparungen durchaus wert sein. Darüber hinaus verändern neue Mobiltelefon-Apps und andere Unified-Communications-Methoden und -Medien derzeit die Art und Weise, wie kleine und mittlere Unternehmen Geschäfte machen, indem sie es ermöglichen, Ihre Bürotelefone auf Ihrem Mobiltelefon zu duplizieren, als ob Sie nie außerhalb des Büros wären, oder durch Rationalisierung Ihre gesamte Kundenkommunikation kommt an einem Ort zusammen, wodurch Sie Zeit und Geld sparen, insbesondere wenn Ihr Geschäft erfordert, dass Sie nicht im Büro, im Außendienst oder auf Reisen sind.

3) Wie sieht Ihre Gebührenstruktur aus und inwiefern ist sie für mein kleines oder mittleres Unternehmen von Vorteil?

Gebührenstrukturen gibt es in vielen Formen und Größen, und diejenigen, die für große Unternehmen geeignet sind, sind meistens nicht die richtigen für kleine und mittlere Unternehmen. Während der Kauf einer „vorfallbasierten“ Gebührenstruktur verlockend sein mag, da Sie nur für jedes Auftreten eines IT-Problems bezahlen, besteht die unglückliche Gegenreaktion dieser Gebührenstruktur darin, dass einige IT-Dienstleister versuchen, mehr Geld zu verdienen möglicherweise keine Lösung, die eine langfristige Lösung für Ihr Problem darstellt. Tatsächlich kann der IT-Anbieter absichtlich nur genug tun, um das Problem im Moment des Vorfalls zu lösen oder zu „umgehen“, anstatt eine IT-Umgebung zu schaffen, die zukünftige Vorfälle verhindert. Mit anderen Worten, bei einer „vorfallsbasierten“ Gebührenstruktur wird ein IT-Unternehmen tatsächlich finanziell dazu ermutigt, Probleme in Teilen und nicht als Ganzes zu beheben, sodass ein weiterer zukünftiger Vorfall gleich um die Ecke wartet, für den das IT-Unternehmen zusätzlich bezahlt werden kann für zu einem späteren Zeitpunkt. Dieser Punkt verlangt nach einer Antwort auf die nächste Frage:

4) Ist Ihr Ansatz für IT-Lösungen ein reaktiver oder ein präventiver Ansatz? Ist es Ihr Ansatz, unsere IT-Themen separat zu behandeln, wenn sie auftreten, oder unsere IT-Themen ganzheitlich zu behandeln?

Ein Wechsel innerhalb der IT-Branche von Problemlösungen „à la carte“ hin zu ganzheitlichen Lösungen wirft die Frage auf, ob ein IT-Dienstleister einfach eine reaktionäre Einheit ist, die kommt, um Probleme zu beheben, sobald sie auftreten, oder ob sie das „große Ganze“ im Blick haben ” der IT-Anforderungen Ihres Unternehmens. Stattdessen erkennen heute viele IT-Dienstleister und erfahrene Unternehmen, dass die Kosteneinsparungen steigen, wenn die IT-Anforderungen eines Unternehmens als Ganzes untersucht und präventiv behoben werden. Als einfaches Beispiel: Anstatt eine Datenwiederherstellung nach dem Absturz des Computers eines Mitarbeiters durchzuführen, hätte ein ganzheitliches IT-Unternehmen Zeit und Geld gespart, indem es einen überwachten Datensicherungsplan mit der Hardware und Software erstellt hätte, um Sicherungen durchzuführen, lange bevor der Computer eines Mitarbeiters abstürzt. Ein weiteres Beispiel: Anstatt das Netzwerk eines Unternehmens immer dann zu aktualisieren, wenn die Größe des Unternehmens aufgrund einiger Neueinstellungen zunimmt, würde ein ganzheitlicher Ansatz das prognostizierte Wachstum des Unternehmens prüfen und die Implementierung von Netzwerkänderungen fordern, die die wachsende Arbeitsbelastung bewältigen können, bevor mehrere potenzielle Einstellungen offiziell arbeiten und bevor das Unternehmenswachstum zu einem Problem der Netzwerküberlastung wird. Ein ganzheitlicher Ansatz erfordert jedoch, dass ein IT-Dienstleister regelmäßig Bewertungen darüber durchführt, wie gut Ihre Server funktionieren, wie überlastet Ihr Netzwerk ist oder nicht und ob Sicherheits- und Datensicherungspraktiken kontinuierlich wirksam sind.

5) Wie lösen Sie IT-Probleme, die sofort behoben werden müssen, bevor sich Ausfallzeiten negativ auf mein Geschäft auswirken? Werden Sie aus der Ferne antworten? Wenn ja, was passiert, wenn sich herausstellt, dass eine Remote-Korrektur nicht möglich ist? Haben Sie jemanden in unserer Nähe, der bei Bedarf vor Ort reagieren kann?

Die Reaktionszeit eines IT-Dienstleisters ist entscheidend, damit Ihr Unternehmen so wenig Ausfallzeiten wie möglich hat. Während Remote-Reparaturen an Ihren Computern und Ihren Netzwerken oft eine kosteneffiziente Lösung sowohl für Ihr Unternehmen als auch für den IT-Dienstleister sind, benötigen Sie bei einem Serverproblem häufig einen IT-Experten, der vor Ort sein kann Beheben Sie das Problem mit der Hand. Für Unternehmen wie Börsenmakler, die ihre Computer verwenden, um täglich Geldtransaktionen in Echtzeit durchzuführen, können übermäßige Ausfallzeiten zu einem großen Gewinnverlust für die Kunden führen, die sich dann aufregen und die Gültigkeit Ihres Unternehmens in Frage stellen können. Vermeiden Sie dieses Problem, indem Sie mit Ihrem IT-Dienstleister vorab einen Plan erstellen, der genau festhält, wie viel Reaktionszeit eingeplant wird. Wenn Ihr IT-Unternehmen nicht innerhalb von beispielsweise einer Stunde vor Ort sein kann, sollten Sie vielleicht einen anderen Anbieter in Betracht ziehen, der noch schneller vor Ort sein kann. Dies würde bedeuten, dass Sie einen Servicevertrag mit einem lokalen IT-Anbieter abschließen oder zumindest einen Vertrag mit einem entfernten IT-Anbieter abschließen, der Servicefachkräfte in strategischen Städten hat, die entweder in der Nähe oder innerhalb Ihrer Stadt liegen.

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